Zeitkompetenz

Wie du bewusst planen und gelassen handeln kannst

Jemand sagte, die Armut von Heute ist, keine Zeit zu haben. Dieser Artikel soll dazu beitragen, die eigene Zeitkompetenz weiterzuentwickeln und künftig bewusster zu planen und gelassener zu handeln. Zeitkompetenz bedeutet die eigene Zeit selbstbestimmt zu gestalten, über die Ressource Zeit selbst zu verfügen und eigenständig zu steuern. Damit einher geht die Bewusstheit, wofür ich meine Zeit nutzen möchte, was mir wirklich wichtig ist und warum. Weiters die bewusste Zielausrichtung mit guter Zeitplanung, um anschließend gelassen handeln zu können. Die Vorteile der Zeitkompetenz sind vielfältig. Generell stellt sich ein höheres Wohlbefinden im Umgang mit der eigenen Zeit ein, dadurch ist man emotional ausgeglichener mit mehr innerer Ruhe, fühlt sich weniger gestresst und getrieben. Mental ist man klarer und strukturierter in der Ausrichtung des eigenen Handelns, trifft bessere Entscheidungen anhand von klaren Prioritäten, und vermeidet durch guter Planung die Überforderung und das Chaos. Bei der Arbeit ist man produktiver und konzentrierter, die Aufgaben laufen strukturierter ab, man vermeidet Verzettelung, reduziert Ablenkungen und erzielt mehr Wirkung in weniger Zeit. Grundsätzlich erzielt man durch Zeitkompetenz eine höhere Lebensqualität, weil man bewusst die eigene Zeit dafür einsetzt, was für einem wesentlich ist und verschwendet keine Zeit für Unnötiges. Dadurch stellt sich das Gefühl „Ich habe alles gut im Griff“ ein, eine höhere Selbstwirksamkeit hält Einzug, und all das stärkt das Selbstbewusstsein. Für eine gute Zeitkompetenz stelle ich hier sieben Impulse vor, welche dich unterstützen, die eigene Zeit selbstbestimmt zu gestalten und eine höhere Zufriedenheit im Umgang mit der Zeit zu erzielen.

1. Bewusstheit über die eigene Zeitnutzung

Der erste Schritt ist, Klarheit und Bewusstheit darüber zu erlagen, wofür ich meine Zeit nutzen möchte und vor allem warum? Hierbei geht es darum zu analysieren, wie aktuell die Zeitnutzung aussieht und wie diese optimiert werden kann. Es beginnt mit der Reflexion über die Fragen, wie - womit verbringe ich die meiste Zeit? Was bleibt auf der Stecke? Was ist mir wirklich wichtig? Was bringt mich meinen Zielen näher? Was mache ich nur als Gewohnheit oder Pflichtgefühl? Was raubt mir Zeit? Was kann ich weglassen, welche Aktivitäten möchte ich reduzieren? Was möchte ich beibehalten, welche Aktivitäten sind wesentlich? Zusätzlich ein Mini-Zeit-Protokoll mit „Womit habe ich heute meine Zeit verbracht?“ kann die Analyse unterstützen, wohin die eigene Zeit hingeht. Das Ziel ist es Klarheit zu erlangen und dafür zu sorgen, dass Überbelastung in der Zeiteinteilung reduziert wird. Ein Blick auf die eigenen Werte und Ziele hilft noch klarer zu erkennen, worauf es einem ankommt und was wichtig ist.

2. Priorisierung und Zielfokus auf das Wesentliche

Die Zeiteinteilung geht ohne Priorisieren nicht. Priorisierung ist wesentlich, um wichtigeres von weniger wichtigem oder unnötigem zu unterscheiden. Priorisierung kann bewirken, dass man weniger tut, aber dafür das Richtige. Das Eisenhower Model unterscheidet dabei zwischen wichtig, dringend, nicht wichtig und nicht dringend, und kann somit als Orientierung herangezogen werden. Eine weitere Unterscheidung kann erfolgen, indem man eine Einteilung vornimmt in Must-Have-Aufgaben, Kann-Aufgaben oder Kann-Warten-Aufgaben. Die einfachste Form der Priorisierung ist die Aufteilung in „was ist heute wichtig“ und „was ist optional?“ Die Priorisierung wird unterschützt durch einen klaren Zielfokus, um die wesentlichen und wichtigen Themen im Blick zu behalten. Somit ist die Klarheit über die eigenen Ziele und Werte im Leben ausschlaggebend für die passende Zeiteinteilung und Priorisierung der Themen, Aktivitäten und Aufgaben.

3. Auf die realistische Planung kommt es an

Echte Zeitkompetenz beinhaltet die realistische Planung der Aktivitäten. Die gute Zeitplanung erschafft eine klare Struktur des Tages und hilft somit, ein Durcheinander der Aktivitäten zu vermeiden. Einige Regel für die Planung helfen, die Zeiteinteilung bewusst zu planen, und dennoch Flexibilität zu erhalten. Die 1-2-3-Regel für den Tagesplan: eine große wesentliche Aufgabe zu planen, zwei mittlere Aufgaben und drei kleine Mini-Aufgaben. Eine weitere Regel lautet, nur 60% bis 80% der Zeit zu verplanen und die restliche Zeit als Buffer freizulassen. Weiters sollte in jedem Tagesplan ein Fokus-Arbeits-Block stehen, wo man gewisse Zeit für ungestörtes Arbeiten blockiert, und bestenfalls eigene Zeitblöcke für die einzelne Aufgaben schaffen (Time Blocking oder Timeboxing). Neben dem aktuellen Tagesplan ist auch eine kommende Wochen Planung mit den Top 3 Zielen zu berücksichtigen. Nicht zu vergessen sind die Pausen und Ruhe Zeiten zu planen, was kein Luxus ist, sondern gereifte Zeitkompetenz. Mit nur 5 Minuten am Tag kann bereits eine Tagesplanung gut erfolgen, was eine sinnvoll investierte Zeit ist.

4. Die eigene Zeit schützen, die Grundvoraussetzung

Priorisierung und gute Planung im Vorfeld, und dann wird bei der Umsetzung durch Störungen, Unterbrechungen und Ablenkungen alles über den Haufen geworfen. Dies gilt es zu vermeiden. Um selbstbestimmt, produktiv und konzentriert arbeiten zu können, bedarf es, einige Schutzmaßnahmen im Vorfeld zu treffen. Ja, es gilt die eigene Zeit zu schützen, und nicht alles durchzulassen, was gerade hereinflattert. Schutzmaßnahmen können sein, alle Benachrichtigungen stumm zu schalten oder Handy auf lautlos oder Mailprogramm schließen (später alle Mails auf einmal lesen) oder Telefon umleiten (später zurückrufen) oder Meetings absagen/reduzieren oder respektvoll Nein sagen. Hier geht es einerseits darum, die eigenen Grenzen zu wahren und anderseits einen guten Rahmen für sich selbst zu schaffen, wo man in Ruhe ungestört und wirkungsvoll arbeiten kann.

5. Vielfältige Methoden, die unterstützen

Methoden für ein gelungenes Zeitmanagement gibt es genug zur Auswahl. Wichtig dabei ist, ein oder zwei wenige auszuwählen, welche zu einem selbst passen und für einem gut funktioniert. Hier ein kleiner Überblick über die verbreiteten Methoden, die unterstützen können: Die Eisenhower Matrix für die Unterscheidung wichtig vs. dringend. Die 1-2-3-Regel für realistische Planung ohne Überladung des Tages. Time Blocking oder Timeboxing, um bestimmte Zeitfenster für bestimmte Tätigkeiten zu reservieren. Pomodoro, Fokus Block, um 25 bis 50 Min ganz konzentriert zu arbeiten und 5-10 Min Pause. Das Pareto Prinzip, 80-zu-20-Regel, um nur maximal 80% zu (ver-)planen und 20% Buffer zu lassen. Die Zwei-Minuten-Regel: gleich erledigen, wenn Aufgabe nicht länger als 2 Minuten dauert. Grundsätzlich gilt, es sollte für einem selbst einfach in der Anwendung sein. Und es spielt keine Rolle, ob man es analog am Papier (Notizblock, Tages-To-Do-Liste, Post-it für Gedankensortierung) oder digital mit Tools (online Kalender, Aufgabenliste) oder die Kombination aus analog und digital bevorzugt. Wesentlich ist lediglich, schriftlich zu planen.

6. Gelassenheit im Tun

Um gelassen zu handeln ist die Grundlage dadurch zu schaffen, dass man Bewusstheit und Klarheit über die eigene Zeitnutzung erlangt, einen Zielfokus setzt und klare Prioritäten trifft, sich auf bewusste und realistische Zeiteinteilung besinnt und die eigene Zeit schützt. Obwohl man all diese Voraussetzungen geschaffen hat, gibt es trotzdem noch einige Stolpersteine für die Gelassenheit im Tun, was man bedenken sollte. Ein Stolperstein, den man bei sich entdecken kann, ist das schnell-schnell tun. Hier gilt es, das Tempo auf ein qualitatives Maß zu drosseln und die Dinge in Ruhe anzugehen. Ein weiterer Stolperstein ist der Perfektionismus, alles immer perfekt machen zu wollen. Frage dich: was ist gut genug? Was passiert, wenn ich es 10% weniger perfekt tue? Als weiterer Stolperstein für die Gelassenheit kann sich die mentale Gedankenebene entpuppen, wenn die Selbstgespräche einem selbst unter Druck setzen, wie „Ich muss alles schaffen“. Besser ist hier eine Umformulierung in „Ich entscheide, was heute wichtig ist“. Für ein gelassenes Handeln sind somit die inneren Dialoge, innere Haltungen und Einstellungen von Bedeutung. Hier ist es wertvoll die eigene innere Welt zu reflektieren, um zu erkennen, welche inneren Anteile und Gedanken einem selbst hindern, in der Gelassenheit zu sein.

7. Kurzzusammenfassung der praktischen Tipps, welche wirklich wirken

□ Bewusstheit für Selbstbestimmung: Klarheit schaffen, wofür möchte ich meine Zeit nutzen?
□ 5 Minuten Tagesplan: tägliche Planung, was ist heute wirklich wichtig? was nur optional?
□ Wochen-Überblick: die Top 3 Ziele der Woche, um klare Prioritäten zu schaffen.
□ Schriftliche Aufgaben Planung: vom Kopf zum Papier, um wieder frei im Denken zu sein.
□ Pufferzeiten: zumindest 20% Buffer als nicht verplante Zeit übrig lassen, um in Ruhe zu arbeiten.
□ Eigene-Zeit-Schützen: Unterbrechungen und Störungen vorbeugen und reduzieren. Respektvoll Nein-Sagen und eigene Grenzen wahren.
□ Single-Mode-Doing: Multitasking verabschieden, nur eine Sache zur gleichen Zeit.
□ Salami-Technik: eines nach dem anderen - die eine Sache zuerst abschließen, dann die nächste beginnen.
□ Time Blocking / Timeboxing: bestimmte Zeitfenster für bestimmte Tätigkeiten blockieren.
□ Bündelung: gleichartige Tätigkeiten bündeln, beispielsweise alle Mails auf einmal beantworten.
□ Kurze Pausen und Ruhe Zeiten einplanen, weil sie die Produktivität unterstützen.
□ Gewohnheiten und strukturierende Rituale schaffen: bestimmte Aktivitäten täglich zur gleichen Zeit ausführen.
□ Wöchentliche Reflexion für Nachhaltigkeit und Weiterentwicklung: was hat gut funktioniert und wie verbessere ich weiter meine Zeitkompetenz für die nächste Woche?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass echte Zeitkompetenz für jeden eine erlernbare Fähigkeit ist und nicht einen Kampf gegen die Uhr darstellt. Es liegt nicht daran, dass wir wenig oder keine Zeit haben, sondern meist nur daran, dass wir uns keine Zeit für Zeitmanagement nehmen. Zeitkompetenz bedeutet selbstbestimmt und bewusst zu entscheiden, wofür du deine Zeit, deine Aufmerksamkeit und deine Energie nutzen möchtest. Es ist deine Wahl, um durch einen bewussten Umgang mit deiner Zeit, Wohlbefinden, Gelassenheit und Lebensqualität zu erschließen. Die zusätzliche Belohnung ist, dass du das schaffst, was du dir vorgenommen hast, erntest Erfolgserlebnisse und stärkst deine Selbstwirksamkeit.

Ich hoffe sehr, dieser Artikel hat dich inspiriert und angeregt, wie du dein Wohlbefinden im Umgang mit der Zeit erhöhen kannst, und zusätzlich noch mit Gelassenheit und dem Gefühl „Ich habe alles gut im Griff“ belohnt wirst.

Von Herzen gegrüßt
Deine Edith

success way - menschlich | inspirierend | wirkungsvoll

	Edith Dusch Mein zentrales Anliegen ist es, Menschen in ihrer Entwicklung zu begleiten und zu stärken. Ich unterstütze Mitarbeitende und Führungskräfte dabei, um ihre wahren Potenziale zu entdecken, innere Klarheit zu erlangen, persönliche Stärke aufzubauen und ihre privaten und beruflichen Herausforderungen mit mehr Selbstvertrauen zu meistern. Es ist mir wichtig, Räume zu schaffen, in denen Wachstum, Reflexion und echte Veränderung möglich sind. Im Fokus stehen Stärken, Ressourcen, Erkenntnisgewinn, individuelle Lösungen, Selbstwirksamkeit und nachhaltige Umsetzung.
	Tipp one-to-one Coaching Um diese Themen zu vertiefen oder ein anderes Anliegen von dir zu erforschen, freue ich mich auf deine Kontaktaufnahme für ein Coachinggespräch. In einem kostenlosen telefonischen Vorgespräch finden wir heraus, wie es für dich passend ist. Mehr dazu unter dem Link Coaching Tipp Inhouse Training Firmeninterne Trainings zu den Themen: 1. Persönlichkeitsentwicklung: „Potenzialentfaltung & Wachstum“, 2. Leadership Kompetenz: „Leadership und Führungsstärke“, und 3. Gesundheitsförderung: „Lebenskraft & Vitalität“ findest du in meinem Trainingskatalog unter dem Link Training

Hinterlasse hier deinen Kommentar

Kommentare werden vom Moderator freigeschaltet.

Name

E-Mail-Adresse (optinal)

Kommentar

Kommentar absenden